Aktualności O nas Oferta Cennik Kontakt


Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców od 1 stycznia 2017 r.

Od 1 stycznia 2017 r. zacznie obowiązywać nakaz ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorców. Rejestrowanie czasu pracy będzie miało na celu, podobnie jak prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, prawidłowe ustalenie wysokości należnego zleceniobiorcy wynagrodzenia za pracę.

W zawiązku ze zmianą od 1 stycznia 2017 r. ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wszystkich zleceniobiorców obowiązywać będzie minimalna godzinowa stawka wynagrodzenia za wykonanie zlecenia. Przez wskazaną minimalną stawkę godzinową rozumieć przy tym należy, minimalną wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przysługującą przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi. W 2017 r., po waloryzacji, wynosić ma ona 13 złotych za godzinę pracy.

Wskazane wynagrodzenie przysługiwać Bedzie zleceniobiorcy z tytułu wykonanej pracy. Aby prawidłowo ustalić jego wysokość konieczne jest zatem odpowiednie rejestrowanie czasu jaki poświęca na wykonanie zlecenia.

1.Podmiot odpowiedzialny za rejestrowanie czasu pracy zleceniobiorcy

Sposób rejestrowania (ewidencjonowania) czasu pracy zleceniobiorcy powinien wynikać z zawartej z nim umowy. Strony tej umowy (tj. zleceniobiorca i zleceniodawca) mogą ustalić metodę rejestrowania czasu faktycznie wykonywanej przez zleceniobiorcę pracy w sposób dowolny. Zobowiązanym do ewidencjonowania czasu pracy może być zatem przede wszystkim zleceniodawca. Najczęściej jest on bowiem również pracodawcą, a zatem posiada wszystkie niezbędne instrumenty do prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracowników i osób świadczących pracę na jego rzecz.

Pamiętaj!

Jeżeli umowa cywilnoprawna nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku braku takiego potwierdzenia obowiązek rejestrowania czasu pracy spoczywa na zleceniobiorcy.

Uwaga!

Do czasu pracy zleceniodawcy, od którego uzależniona jest wysokość należnego wynagrodzenia, zaliczeniu podlegają tylko godziny faktycznej pracy.

Przykład

Zleceniobiorca zobowiązał się do świadczenia usług na rzecz zleceniodawcy. Jako miejsce świadczenia wykonania zlecenia ustalono siedzibę firmy. Zleceniodawca nie ma sztywno określonych godzin pracy, choć zwyczajowo wykonuje ją w godzinach w jakich firma jest otwarta, tj. od godz. 10.00 do godz. 18.00. Fakt, że zleceniobiorca przebywa na terenie firmy we wskazanych godzinach nie przesądza jednakże o tym, że pracuje. W przypadku zleceniobiorcy czasem pracy nie jest bowiem, jak ma to miejsce w przypadku pracowników, czas pozostawania w gotowości do jej wykonywania, lecz tylko i wyłącznie czas faktycznego jej świadczenia.

Ponieważ czasem pracy zleceniobiorców jest tylko czas faktycznego wykonywania zlecenia ich ewidencja czasu pracy może być utrudniona.

Zleceniodawca może jednak wyznaczyć zleceniobiorcy czas, w którym będzie on zobowiązany do wykonywania zlecenia. W takim przypadku rozliczanie czasu pracy zleceniobiorcy przypominać będzie rozliczanie czasu pracy pracowników. Zleceniodawca założy bowiem, że zleceniobiorca wykonuje prace w określonym w umowie przedziale czasu.

Przykład

Z umowy wynika, że zlecenie ma być realizowane codziennie w godzinach od 9.00 do 17.00. Przedmiotem zlecenia ma być prowadzenie określonego rodzaju spraw w imieniu dającego zlecenie. Zleceniodawca może w zawartej umowie zobowiązać się do ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy zakładając, iż będzie on wykonywał przedmiotowe zlecenie codziennie od godz. 9.00 do godz. 17.00. W takim przypadku ewidencjonowaniu podlega cały przedział czasu bez względu na to czy zleceniodawca faktycznie prowadzi w imieniu zleceniodawcy określone czynności, czy też tylko oczekuje na ich przydzielenie.

Zleceniodawca może jednak zdecydować się na rejestrowanie tylko faktycznie przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin. Taka metoda ewidencjonowania czasu pracy jest przy tym najbardziej dla niego opłacalna. Nie wiąże się bowiem z koniecznością wypłaty wynagrodzenia za czas, w którym zleceniobiorca nie wykonywał zlecenia.

Przykład

Zleceniobiorca, zgodnie z postanowieniami umowy, zobowiązał się do przebywania w firmie zleceniodawcy w określonych godzinach. Z umowy wynika jednak, że czasem pracy zleceniodawcy jest jedynie czas realnego wykonywania zadań. W celu zaewidencjonowania czasu faktycznej pracy zleceniobiorca zobowiązuje się do każdorazowego rejestrowania godzin faktycznie przepracowanych w specjalnym programie. Zleceniodawca natomiast z przesłanych mu przez zleceniobiorcę rejestrów sporządza zbiorczą ewidencję całego jego czasu pracy. Na tej postawie ustala prawidłową wysokość należnego mu wynagrodzenia za wykonanie zlecenia.

Strony umowy mogą również przerzucić obowiązek rejestrowania czasu pracy na zleceniobiorcę. Zleceniobiorca jest ponadto zobowiązany do rejestrowania czasu faktycznie przez siebie przepracowanego w przypadku gdy z umowy nie wynika, że obowiązek ten spoczywa na zleceniodawcy.

W przypadku bowiem gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Przykład

Z umowy zawartej ze zleceniobiorcą nie wynika w jaki sposób potwierdzany będzie jego czas pracy. Dlatego też obowiązek rejestrowania godzin faktycznie przepracowanych spoczywa na nim. Do jego zadań należy prowadzenie spraw związanych z działalnością firmy. Ten rodzaj pracy nie wymaga pozostawania w siedzibie firmy w określonych godzinach. Uzależniony jest natomiast od ilości zleceń. Dlatego też zleceniobiorca prowadzi rejestr godzin faktycznie przez siebie wypracowanych na rzecz zleceniodawcy. W prowadzonej przez siebie ewidencji wpisuje w jakich dniach świadczył pracę, w jakich godzinach i jakie zadania w tym czasie wykonał.

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Dokumentami, o których mowa wyżej są m.in.: umowa lub potwierdzenie co do ustalenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, faktury, informacje lub sprawozdanie przedstawione przez zleceniobiorcę zgodnie z art. 740 Kodeksu cywilnego, a także ewidencja prowadzona przez zleceniodawcę, gdy taka forma została określona przez strony umowy.

Pamiętaj!

Jeżeli kilka osób przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi wspólnie, potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług następuje odrębnie w stosunku do każdej z tych osób.

2.Rejestrowanie czasu pracy w przypadku powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej

Zgodnie z art. 738 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, możliwe jest powierzenie przez przyjmującego zlecenie wykonania zlecenia osobie trzeciej. Nie powoduje to jednak obowiązku odrębnego potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez tę osobę trzecią. Jak bowiem wynika z uzasadnienia do projektu ustawy z dnia 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw, przyjąć należy, że w sytuacji, gdy zleceniobiorca nie wykonuje zleconych mu czynności w danym okresie i powierza ich wykonanie osobie trzeciej, wówczas osoba ta "wstępuje" na miejsce zleceniobiorcy. W takim przypadku powinno nastąpić ujęcie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez zastępcę - w zależności od przypadku - np. w ewidencji prowadzonej przez zleceniodawcę lub w rachunku wystawianym przez świadczącego usługę, nie zaś tworzenie dla każdego z nich odrębnych dokumentów w tym zakresie. Jednocześnie należy zaznaczyć, że uwzględnienie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez osobę trzecią w liczbie godzin, za które wynagrodzenie otrzyma przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi pozostaje bez wpływu na ewentualne obowiązki w zakresie ustalania i potwierdzania godzin przepracowanych, które mogą wynikać z umowy łączącej przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi z osobą trzecią, jeżeli ta umowa byłaby objęta zakresem stosowania ustawy.

Przykład

Zleceniobiorca otrzymał zlecenie wyjazdu do innego miasta w celu załatwienia określonych spraw w urzędzie w imieniu dającego zlecenie. Ponieważ dojazd i powrót do miejsca wykonania zlecenia zająłby mu dużo czasu poprosił kolegę mieszkającego w tym mieście aby załatwił za niego wskazane sprawy. W takim przypadku kolega zobowiązany jest zaewidencjonować czas przeznaczony na wykonywanie czynności w zastępstwie. Może tego dokonać np. wypełniając przesłaną mu drogą mailową kartę ewidencji czasu pracy, której zwyczajowo używa zleceniodawca.

3.Wyjątki od obowiązku rejestrowania czasu pracy zleceniobiorców

Przepisów nakazujących rejestrowanie czasu pracy nie stosuje się do wykonującego zlecenie lub świadczącego usługi w przypadku skierowania takich osób do wykonania zlecenia lub świadczenia usług na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W takim przypadku pracodawca użytkownik, na rzecz którego jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, prowadzi ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Ponadto przepisów nakazujących rejestrację czasu pracy nie stosuje się do:

1)

umów zlecenia i o świadczenia usług jeżeli o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Przedmiotowe wyłączenie nie obejmuje zatem przypadków, w których wykonanie zlecenia lub świadczenie usług w konkretnym miejscu lub czasie wynika z umowy bądź istoty zlecenia lub usługi (np. ochrona obiektów, sprzątanie, opieka nad dzieckiem lub osobą niepełnosprawną); wyłączenie nie będzie miało w szczególności zastosowania w przypadku, gdy w umowie zostaną wskazane np. trzy lokalizacje, których dotyczyć ma świadczona usługa, przy czym o kolejności i czasie realizacji usługi w kolejnych lokalizacjach będzie decydował sam zleceniobiorca. Oprócz swobody decyzji o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usługi elementem decydującym o wyłączeniu spod stosowania minimalnej stawki godzinowej jest sposób ustalania wynagrodzenia "zleceniobiorcy". Wynagrodzenie musi być w całości uzależnione od rezultatu wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Przykład

Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie prowizyjne. Samodzielnie decyduje o miejscu w jakim wykonywać będzie powierzone mu czynności. Czas w jakim będzie je wykonywać określił jednak zleceniodawca – zlecenie ma być wykonywane od poniedziałku do środy od godz. 8.00 do godz. 20.00.

Wskazany w przykładzie zleceniobiorca zobowiązany będzie rejestrować czas swojej pracy. Obowiązek taki nie istniałby jedynie gdy wskazane w ustawie przesłanki spełnione byłyby łącznie – tzn. przyjmujący zlecenie nie decyduje zarówno o miejscu jak i o czasie wykonania zlecenia, a jedynym wynagrodzeniem jakie mu przysługuje jest wynagrodzenie prowizyjne.

Jeżeli wynagrodzenie zleceniobiorcy zostało określone prowizyjnie, lecz nie ma on wpływu na czas świadczenia pracy, charakter tak ustalonego wynagrodzenia nie ulega zmianie. W takiej sytuacji strony umowy zobowiązane są jednak do rejestracji czasu pracy zleceniobiorcy.

2)

umów dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych poprzez prowadzenie rodzinnego domu pomocy na podstawie art. 52 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;

3)

umów:

a)

o pełnienie funkcji rodziny zastępczej zawodowej,

b)

o utworzeniu rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka,

c)

w przedmiocie prowadzenia rodzinnego domu dziecka,

d)

w przedmiocie pełnienia funkcji rodziny pomocowej,

e)

w przedmiocie pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego,

f)

w przedmiocie pełnienia funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora

– jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;

4)

umów dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;

5)

umów dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba, z wyjątkiem przypadku świadczenia usług we wszelkich placówkach świadczących całodobowe usługi dla osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych lub w podeszłym wieku.

Uwaga!

Przez dobę, o której mowa wyżej, należy rozumieć 24 kolejne godziny poczynając od godziny, w której następuje rozpoczęcie świadczenia usług.

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw obowiązki osób świadczących ww. usługi odnoszą się do pełnienia opieki przez całą dobę, co nie jest jednoznaczne z ciągłą aktywnością w tym czasie. Charakter opieki polega bowiem na pozostawaniu w gotowości fizycznej, społecznej oraz psychicznej 24 godziny na dobę. W związku z powyższym ustawodawca uznał, że nie można uznać pełnienia roli opiekuna podczas wypoczynku lub osoby prowadzącej rodzinny dom pomocy za osobę wykonującą usługi w przeliczeniu na konkretną liczbę godzin.

Rodziny zastępcze, osoby prowadzące rodzinne domy dziecka, rodziny pomocowe, dyrektorzy rodzinnych domów dziecka oraz wychowawcy wyznaczeni do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w placówce tej nie ma zatrudnionego dyrektora - zamieszkują wspólnie z dziećmi umieszczonymi w pieczy zastępczej. Ich rytm pracy opiera się na standardach określonych dla rodziny zastępczej, rodzinnego domu dziecka czy placówki rodzinnej oraz jest dostosowany do życia rodziny, którą tworzą, zarówno dla dzieci przyjętych pod opiekę, jak i dzieci własnych. Oznacza to, że przebywają w rodzinie zastępczej, rodzinnym domu dziecka czy placówce z dziećmi 24 godziny na dobę i w tym czasie zapewniają dzieciom opiekę albo pozostają w gotowości do zapewnienia opieki, przy czym trudne pozostaje do ustalenia, kiedy faktycznie świadczone są usługi na rzecz dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej, a kiedy na rzecz własnych dzieci.

 Źródło: Wolters Kluwer - Vademecum Głownego księgowego


Dodano: 08.11.2016






© 2014 Wszystkie prawa zastrzeżone | Biuro Rachunkowe BKC

Beata Chwiałkowska
ul. Czereśniowa 12
62-065 Grodzisk Wlkp

e-mail: bkc@op.pl
tel. 608 083 430
tel. 604 426 255

Biuro polecane przez iKsiegowosc24 Gwarancja bezpieczeństwa danych z iBard24